MARKETING MANAGEMENT [6/6]: il tool perfetto per IL PROJECT MANAGEMENT

Come si suol dire, quando ci si diverte il tempo vola!

Sembra ieri quando abbiamo iniziato questo percorso attraverso i temi del marketing management. Un viaggio che ha toccato le principali tappe per definire, implementare, gestire, misurare e ottimizzare una strategia di marketing.

Nell’ultimo articolo abbiamo visto gli aspetti gestionali, non solo delle attività, ma anche del team marketing.

Oggi siamo all’ultima puntata e per restare in tema con il periodo, non potevo non portarvi un bel regalo natalizio per chiudere il percorso fatto insieme. (link alla fine dell’articolo)

L’articolo di oggi sarà uno spin-off del tema project and team management, un contenuto estremamente operativo e un vero e proprio strumento di programmazione che potrete usare per gestire i vostri progetti di marketing e i vostri team.

Di seguito una guida dettagliata su come personalizzarlo e come utilizzarlo al meglio nel lavoro di tutti i giorni.

UN Gantt NON Gantt

Un po’ di contesto: lo chiamo gantt perché il suo aspetto richiama subito il famoso strumento di pianificazione. In realtà è molto di più di un gantt.

Quando si tratta di gestire attività di marketing bisogna sempre fare i conti con un elevato livello di variabilità delle situazioni, ma questo lo sappiamo già: la flessibilità è uno dei valori che ci ha accompagnato dal primo articolo di questo ciclo.

Per questo motivo ho sviluppato uno strumento che mi permettesse da un lato di poter programmare e gestire attività e persone, dall’altro di garantire sempre un elevato livello di flessibilità per reagire tempestivamente agli stimoli interni ed esterni all’azienda.

Gantt NON Gantt quindi, perchè di fatto è il risultato di un mix di metodologie di project management che si è rivelato efficace in molte occasioni:

• KANBAN: gestione dei task e del loro stato (vedi integrazioni alla fine dell’articolo)
• SCRUM: concetto di sprint nella programmazione, approccio alla retrospettiva per il miglioramento continuo
• GANTT: gestione del tempo e saturazione del team

Struttura del template

Dopo aver cliccato sul link per ottenere il template, per prima cosa dovrete creare una copia del file nel vostro account Google così da avere il template completamente accessibile e modificabile. È semplice: basta andare su File > Crea una copia e il gioco è fatto.

Ora vediamo come è strutturato il nostro strumento.

ℹ️ Il template comprende una serie di formule per far interagire le diverse aree dello strumento, così da automatizzare il calcolo e la rappresentazione di diverse informazioni. Inoltre, la configurazione di diverse funzioni per la formattazione condizionale permettono di agevolare l’interazione visiva e la compresione delle diverse dinamiche e interconnessioni.

Il file è suddiviso in 6 aree principali, ognuna delle quali riporta (o necessita l’inserimento), di una serie di informazioni utili alla programmazione:

• INFO GENERALI: qui ci sono le informazioni a lungo termine come la data di inizio del periodo di programmazione, il titolo e i membri del team. Il mio consiglio è di creare un file per ogni anno solare, quindi la data di inizio corrisponde sempre al primo giorno dell’anno. Questo valore è importante perché interagisce con la sezione “calendario”.
  Nella sezione “team member” vanno riportati i nomi dei vari membri del team, ognuno contraddistinto da un colore diverso. Questa parte deve essere coerente con la lista “assegnee” che vedremo più avanti nella sezione “pannello attività”
  
• PANNELLO ATTIVITÀ: in questa sezione gestiremo tutti i task che abbiamo individuato nel nostri piano operativo. Per ogni attività avremo diverse info: il nome del task, l’assegnatario (membro del team), lo stato dell’attività, eventuali note, eventuale data di scadenza e infine la somma (automatica) del tempo totale destinato all’esecuzione dell’attività.
  
• SATURAZIONE DEL TEAM: questa è una sezione che si compila automaticamente in base agli input dell’area planning e che permette di avere la panoramica sulla saturazione giornaliera dei vari membri del team. Di fatto è la somma delle ore assegnate giornalmente al membro del team in oggetto.
  
• CALENDARIO: questa è la sezione che vi da la misura del tempo, di fatto non richiede nessuna azione. La casella del giorno corrente si colorerà automaticamente di blu per agevolare il posizionamento visivo nel tempo. Essendo uno strumento di lavoro, ho riportato solamente i giorni lavorativi e quindi non trovere i giorni del weekend.

• AREA PLANNING: questa è la sezione principale per l’attività di pianificazione. Per ogni riga (quindi per ogni task), una volta stimato l’effort temportale richiesto, sarà possibile assegnare degli slot orari per ogni giorno e per ogni membro del team per lo svolgimento dell’attività. In questa sezione avrete chiara la lunghezza temporale richiesta per lo svolgimento del task, tenendo in considerazione le altre attività pianificate e la saturazione.

• AGENDA: questa sezione è utile per segnare a calendario eventuali eventi o scadenze ricorsive (come newsletter o comunicazioni periodiche). Vi permetterà di avere sotto controllo tutto quello che succede attorno all’area marketing contestualmente alla programmazione delle attività.

ℹ️ Nella definizione degli slot orari, il mio consiglio è di usare blocchi non più piccoli di mezza giornata lavorativa (4 ore), Questo vi permetterà di mantenere una pianificazione più snella senza frammentare troppo le attività. Il tutto a favore della flessibilità sia all’interno del team che della programmazione stessa.

Personalizzazioni preliminari

La prima cosa da fare per iniziare ad usare il template è quella di apportare le personalizzazioni necessarie. Il file che scaricherete è già configurato per l’anno 2024, quindi le uniche personalizzazioni da fare riguardano i membri del team ed eventualmente gli stati dei task.

Membri del team

Ci sono tre interventi da fare:

1. aggiornare i nomi nella sezione “info generali”
2. aggiornare la lista “assegnee” nel primo task. Successivamente basterà trascinare la cella fino alla fine del foglio per avere la lista coerente in tutte le righe dei task.
3. modificare la **formula nella formattazione condizionale per fare in modo che le celle nell’area “planning” si colorino con il colore della persona assegnataria impostata nell’area “pannello attività”. La modifica deve essere fatta per ogni formula che corrisponde ad ogni colore del membro del team.
   Se il vostro team è composto da meno di 4 membri, potete eliminare le righe in eccesso nell’area “info generali”.
   
   ** Per visualizzare le formule di formattazione condizionale, posizionatevi su una cella all’interno dell’area “planning”

Status

Nel template ho inserito una serie di status che servono ad indicare in quale fase di vita si trova l’attività in oggetto:

• In progress: attività attualmente in corso
• Review: attività che necessita di approvazione
• Canceled: attività cancellata
• On Hold: attività in sospeso, in attesa di nuove indicazioni per poter essere ripresa in mano
• Complete: attività completata
• Overdue: attività oltre la data di scadenza inizialmente programmata
• Planned: attività pianificata ma non ancora iniziata
• TBP: To Be Planned, attività inserita ma non ancora pianificata. Possiamo definire questo status come una sorta di Backlog di attività.

Questa lista dovrebbe ricoprire i principali casi di gestione, nel caso aveste bisogno di personalizzare la lista è possibile farlo in modo semplice come già visto per la lista degli assegnee.

In caso di variazioni, per mantenere anche la gestione dei colori delle celle di status, vi ricordo che sarà necessario aggiornare anche le relative formule di formattazione condizionale come già visto per i membri del team.

Inserimento attività

Qui iniziamo l’attività di programmazione vera e propria.

Ogni riga del template dovrebbe corrispondere a una attività della vostra strategia di marketing. Per farlo basterà compilare ogni riga con le info necessarie:

• TASK: Titolo/Descrizione dell’attività
• ASSEGNEE: selezionare dalla lista il membro del team che si occuperà del task
• STATUS: esplicitare lo stato del task
• NOTE: inserire eventuali note utili alla programmazione
• DEADLINE: quando presente, inserire la deadline prevista per l’attività. Questo valore identifica in automatico la scadenza anche nella sezione “planning” tramite la colorazione della cella rossa nel giorno della scadenza. Inoltre, se la data di scadenza è passata rispetto alla data corrente, questa sarà di colore rosso.
• DAY: questo è un campo automatico che si compila sommando tutte le ore programmate per l’attività in oggetto. Il valore riportato sarà in giorni (assumendo giornate lavorative di 8 ore).

💡 Nel caso aveste la necessità di usare dei subtask, solitamente uso questo metodo: subito sotto la riga del task principale aggiungo il titolo del subtask anticipato da due trattini.

Potete organizzare l’inserimento e la gestione delle attività in funzione delle vostre abitudini, così da avere un elenco di attività che preveda un ampio arco temporale e poter così gestire la programmazione tenendo conto di quello che sarà necessario fare anche nel medio termine. 

Potete sfruttare lo status “TBP” per crearvi una sorta di backlog sul fondo del vostro pannello attività così sarete in grado di inserire in pianificazione le attività che avete messo in cantiere senza dover fare ogni volta lo sforzo di ricordare le cose da fare.

Pianificazione

Siamo giunti alla funzionalità principale del nostro strumento: la pianificazione.

Nel pannello attività abbiamo la lista di tutti i task che abbiamo previsto di svolgere nel futuro prossimo, ora dobbiamo stimare per ognuno di essi un tempo di esecuzione (effort) e distribuirlo nel tempo in base all’urgenza, all’eventuale deadline e alla disponibilità dei membri del team.

Nell’articolo precedente abbiamo analizzato come dovrebbero essere distribuite le competenze all’interno di un team marketing, ma anche come un approccio T-shape possa garantire un’elevata flessibilità nella gestione delle attività in base alle competenze richieste.

Infatti, quasi sempre dovrete approcciare la pianificazione tenendo conto delle diverse competenze necessarie per l’operatività, scomponendo una macro attività in diversi task sulla base delle competenze e della disponibilità del team.

Per esempio: dobbiamo sviluppare il nuovo catalogo di prodotto aziendale.
In questo caso sono necessarie principalmente due figure: il graphic designer e il copywriter. Un’opzione per la pianificazione dell’attività è quella di definire un task principale e un subtask. Solitamente scelgo come task principale quello che richiede un impegno maggiore, in questo caso il graphic design. Mentre come sotto task creo l’attività di stesura del copy.

In questo modo saremo in grado di gestire il progetto tenendo conto dei contributi necessari allo svolgimento, ma senza perdere l’overview generale sul macro-progetto.

La pianificazione vera e propria è molto semplice: basta spostarsi orizzontalmente sulla riga del task in oggetto e in corrispondenza del calendario, per ogni colonna corrispondente al singolo giorno di lavoro, inserire il numero di ore che sarà necessario dedicare all’attività. Lo dovreste fare per un arco temporale compatibile con le caratteristiche del progetto (scadenze, urgenze, ecc), e la somma degli slot pianificati (DAYS) dovrà corrispondere al tempo totale stimato per lo svolgimento dell’attività.

Ogni volta che inserirete uno slot nel calendario, grazie a delle formule di formattazione, la cella si colorerà del colore assegnato ad ogni membro del team così da facilitare la fruizione visiva.

Inoltre, dovrete prestare attenzione alla sezione “saturazione team” così da non superare il tempo giornaliero disponibile per ogni membro del team. In questo caso ho settato come disponibilità giornaliera le canoniche 8 ore. Quando si raggiungerà, o supererà, la saturazione massima giornaliera le celle si coloreranno rispettivamente di rosso o viola, così da facilitare la rilevazione di anomalie nella programmazione.

ℹ️ Secondo le necessità, è possibile intervenire sulle regole di formattazione condizionale così da modificare gli avvisi in merito alla saturazione. Solitamente è consigliabile opzionare come programmabile l’80% del tempo nominale a disposizione giornalmente. In questo modo è possibile gestire tranquillamente emergenze fuori programmazione, riunioni ed altri eventi sporadici.

💡 Google Sheet ha una funzionalità molto utile per tenere in ordine i task in pianificazione: selezionando l’intera riga infatti è possibile trascinarla in alto o in basso per ordinare tutti i nostri task. Può essere utile per stabilire le priorità, per mantenere una pianificazione visuale in stile waterfall, oppure, quando un task risulta completato, è possibile spostarli in alto per poi nascondere le celle per mantenere la dashboard pulita.

La stessa cosa si può fare con le colonne: per mantenere il focus sulla pianificazione futura e non quella passata, è possibile nascondere le colonne dei giorni già trascorsi e avere quindi il calendario sempre corrispondente al periodo attuale.

Agenda

L’area agenda si può paragonare alla sezione note della classica agenda cartacea o digitale. Di fatto è una sezione dove è possibile inserire per ogni giorno note ed eventi che possono essere utili ai fini della programmazione.

Personalmente uso quest’area per segnare le festività, gli eventi aziendali, la pubblicazione di newsletter e altri eventi.

Il nuovo anno

L’anno solare sta volgendo al termine, la programmazione colora il mese di dicembre e inizia a palesarsi la necessità di iniziare a programmare i primi mesi dell’anno successivo.

Cosa devo fare ora?

Molto semplice: il mio consiglio è quello di creare un nuovo file partendo da quello attuale.

Basterà creare una copia e settare alcuni elementi di base:

• data inizio dashboard: con il primo giorno dell’anno (o il primo giorno lavorativo)
• calendario: bisognerà sincronizzare i nuovi giorni dell’anno compilando le prime due celle e assicurarsi che siano corrispondenti all’effettivo giorno della settimana (L, M, M, G, V). Una volta compilate le prime due celle, basterà selezionarle e trascinare verso destra fino al 31/12.
• Mese: qui dovrete aggiornare manualmente la riga dei mesi facendoli corrispondere alla durata delle celle del calendario sottostante. (Ogni mese è un’unione di più celle, quindi basterà disunirle e poi unirle in corrispondenza dell’intervallo corretto).

Integrazioni

Sin qui abbiamo visto l’utilizzo manuale del nostro template, ma c’è la possibilità di integrarlo anche con altri sistemi di gestione dei task. Nello specifico, in molte occasioni trovo molto utile affiancarlo all’utilizzo di strumenti KANBAN come Trello o Jira.

L’approccio KANBAN lo trovo molto utile nel lavoro di team per avere uno snapshot molto chiaro sullo stato dei vari task, inoltre i task sono dei veri e propri contenitori con tutte le informazioni riguardanti l’attività, sempre disponibili e condivise con tutti i membri del team.

Grazie all’utilizzo di tool per l’automazione, come Zapier, è possibile sincronizzare strumenti per la creazione e gestione dei task con il nostro file Google Sheet, così ogni voltà che verà creato un task sulla tavola KANBAN, automaticamente verrà creata una riga nel nostro gantt con tutte le info che riterremo utile passare, ad esempio: descrizione, status, deadline ed eventuali note.

In questo modo il lavoro manuale sarà minimizzato e verrà assicurata la coerenza informativa tra strumenti diversi.

Conclusioni – PART ONE

Come dico sempre, uno strumento non produce valore se alla base non ci sono le giuste competenze e una strategia ben pensata. Questo tool non fa eccezione e di fatto è “solo” uno strumento che dovrebbe agevolarvi nelle attività di gestione e pianificazione.

Nel corso degli anni ho testato molte soluzioni commerciali, ma nessuna aveva tutte le funzionalità utili alle mie esigenze, che spesso richiedevano elevata flessibilità e allo stesso tempo poter capire la disponibilità nel tempo delle persone. Poter gestire la saturazione del team, oltre a garantire una pianificazione precisa e affidabile nei confronti dell’azienda, mi ha permesso di sostenere una buona qualità nello svolgimento del lavoro e mantenere un clima positivo nel team minimizzando situazioni di stress puntuali o addirittura croniche.

Per questo ho “sacrificato” un’esperienza più fluida che spesso si può trovare nei diversi tool disponibili sul mercato, per privilegiare gli aspetti che per me facessero la differenza in termini di affidabilità (come team) e di qualità del lavoro. Ed è proprio partendo da un approccio culturale e organizzativo consapevole, visto nell’articolo precedente, che ho sviluppato ed evoluto nel tempo il template che ora condivido con voi.

Spero possiate apprezzarne l’utilità, evolvere i vostri metodi di pianificazione e gestione dei team e, perché no, tornare da me con commenti e stimoli utili a trovare nuove strade per migliorare ulteriormente l’approccio e lo strumento stesso.

CONCLUSIONI – PART TWO

🥲 Con questo articolo, concludiamo il nostro viaggio esplorativo nel mondo del marketing management, un percorso che ci ha guidati attraverso la strategia, la misurazione delle performance, l’uso efficace del budget, la gestione dei team e, infine, un spin-off sull’approccio alla pianificazione con tanto di tool scaricabile. 

Spero che ogni tappa di questo viaggio sia stata un tassello utile per costruire una comprensione olistica del marketing management, un campo in costante evoluzione e ricco di sfide stimolanti. Inoltre, mi auguro che le conoscenze e gli strumenti condivisi in questi articoli vi abbiano fornito nuove prospettive, stimoli e metodi pratici per affrontare con sicurezza e creatività le vostre sfide professionali. 

Ma il viaggio non si ferma qui: consideriamo ogni articolo un inizio, non una conclusione. Vi invito quindi a rimanere in contatto tramite questo blog o il mio profilo Linkedin, a condividere le vostre esperienze, domande o intuizioni. Insieme, possiamo continuare a esplorare nuovi orizzonti nel marketing, adattandoci alle sue dinamiche in continua evoluzione e scoprendo nuove strategie per essere una parte concreta nel successo dei progetti che incontreremo.

👀 Ci ri-leggiamo presto! 😉
.. e 🎄Buone Feste!!!

Chi sono

Daniele Fratin

Un appassionato del mio lavoro. Anzi, diciamo che ho fatto della passione il mio lavoro.

Ho una laurea in Marketing e Organizzazione d’impresa, ma credo sia stato il diploma come perito meccanico a darmi un mindset pragmatico e progettuale alla disciplina del marketing.

Sono un full stack Marketing, ho iniziato formandomi su molti aspetti operativi (Graphic design, SEO, growth, digital, data analysis, sviluppo) e oggi sono focalizzato sulle strategie e l’analisi dei dati. Mi piace affrontare i progetti in modo strutturato, avere e dare risposte sui risultati raggiunti – e non raggiunti.

Lavoro da 12 anni principalmente a progetti B2B, sono stato e sono Head of Marketing in diverse aziende SaaS e sono CMO e co-founder di MINDIT, startup legata al mondo dell’informazione.